A tecnologia é grande aliada dos gestores na hora de administrar o dia a dia da academia. Mas será que você usa o software mais adequado? Conciliar todo o trabalho de uma academia pode ser uma tarefa árdua, mas os softwares de gestão em fitness (ou sistemas para academias) existem exatamente para facilitar esse trabalho. Atualmente são inúmeros programas que auxiliam um gestor a coordenar sua academia, desde os mais simples até os mais completos, o que precisa ser avaliado de acordo com a necessidade de cada academia.

Muitas vezes o gestor acaba pecando por não investir em um bom software de gestão ou escolhendo uma catraca que não atende às suas expectativas. Pensando nisso, separamos algumas das melhores dicas para você acertar na hora de escolher e contratar. Nossa sugestão é fugir de sistemas comprados em formatos de CDs e softwares com propostas baixas, já que não evoluíram com o tempo do ponto de vista de produto. Confira:

Do ponto dos funcionários à prescrição de treino dos alunos, tudo pode ser administrado com a ajuda da tecnologia. Afinal, para quem é leigo, definir qual o melhor equipamento, plataforma, se deve ser on ou off line, compatibilidade de catracas, etc pode parecer “grego”.

De maneira geral, os softwares focam na organização de informações e facilitam a gestão de academia. Um software deve fazer mais do que organizar. Tem que informar, criar visões que o time da empresa nunca iria ter por si mesmos. Toda empresa deve ter um bom software de gestão, cujo fornecedor tenha uma excelente atendimento, uma vez que lidar com a tecnologia passa a ser uma constante na vida de todos e o software deve simplificar a vida das pessoas para que elas passem a gastar menos tempo com processos e controles e mais tempo com as pessoas e pensando em melhoria contínua.

A informática está em quase todos os espaços da academia, além de poder ser usada pelos alunos em tablets e celulares. É uma segurança para os gestores contar com um sistema, porque há gatilhos de segurança contra quem quer burlar o sistema. Os softwares mostram números confiáveis ao gestor de academia, que tem a percepção exata do negócio e, assim, pode tomar ações de melhorias, já que o software para academias é importante em todas as pontas do negócio: gestão, relacionamento, marketing, financeiro, administrativo. Um exemplo básico é o relatório de ‘alunos a vencer’, por exemplo. O empresário deve ter uma equipe de telemarketing e antecipar esses vencimentos, contatando o aluno e informando as vantagens da renovação prévia.

Uma pesquisa do IHRSA mostrou também que 90% dos alunos desistem da academia por faltarem. Vai faltando até desistir e o software pode mostrar quem são os faltosos para que o gestor converse e tente manter aquele aluno. O armazenamento de dados ao longo do tempo, essenciais para a tomada de decisões, é apontado como um importante quesito para um bom sistema de gestão para academias, estúdios e boxes.

Ponto crucial: a escolha do software para academia

Na hora de adquirir ou trocar o programa usado no estabelecimento, o gestor deve levar em conta, principalmente, as necessidades de sua academia, quais são seus controles e como podem ser melhorados. “Por isso gostamos de fazer demonstrações ao cliente para que ele possa fazer a escolha da melhor forma possível”, conta Daniel Souza, que atende pessoalmente na região de Uberlândia-MG e por Skype em outras localidades.
Para ele, o tempo de mercado da empresa é importante, pois “muitas aparecem e somem e o gestor fica com um software sem atualizações e suporte. É bastante complicado. A facilidade de uso e os recursos que atendam à sua realidade hoje e no futuro também contam pontos”. Apesar disso, empresas muito antigas conservam softwares obsoletos, offlines e de difícil personalização.

Há algumas opções de softwares para academia disponíveis no mercado, que funcionam na recepção, na musculação e fornecem relatórios, mas esses fatores são “commodities” que não ajudam a oferecer diferenciais ao cliente. Se você quer dar um passo largo em excelência, deve observar se o software é totalmente integrado ou fragmentado por seções, se é on ou off line, se a empresa oferece amplo suporte, fornece treinamento de qualidade, a quantidade de atualizações do software e o custo disso tudo.
É preciso verificar se a empresa oferece análise dos dados dos relatórios feitos pelos softwares, se tem recursos extras, como envio de SMS, e-mail marketing personalizável, registro e contatos, entre outros. Outro ponto que dá muita dor de cabeça e os gestores quase nunca prestam atenção é no hardware ‘roleta’. Existem inúmeras marcas e modelos, mas nem todas tem bom funcionamento e oferece estabilidade além de suporte técnico rápido e próximo à cidade e peças de reposição para assistência técnica.

Para determinar qual é o melhor software para o estabelecimento, o gestor pode contar com a orientação de empresas sérias que vão ajudá-lo nessa decisão do que simplifica o dia a dia da empresa e sua equipe. O responsável pela Queslo Softwares para Fitness completa: se pergunte para que quer um software, quanto tem disponível para investir, quais opções do mercado e quais as vantagens e desvantagens de cada um, se precisa trocar de catraca e se realmente vai se adaptar com ele e com a tecnologia envolvida.

As prioridades nessa escolha são bastante simples: acessibilidade, suporte, segurança e facilidade. O gestor deve saber pra que vai usar o sistema. Se for para o básico, como cadastro de alunos, recebimentos e controle de acesso, então não é necessário um sistema muito cheio de informações, pois vai complicar o dia a dia e, provavelmente, aumentar o custo de implementação e uso, além de requerer treinamento de funcionários. Também é importante saber se o sistema é modular e permite o crescimento junto com as necessidades do seu negócio.

Software para academia: online ou offline?

Os softwares atuais são bastante similares em imagem, mas distintos em profundidade e o que fazem seus controles na academia, como por exemplo, um software para prescrição de treinamento que vem com fichas pré-montadas e outro que o profissional precisa montá-las por exercício. Outra diferenciação é o banco de dados usado. Há algum tempo era normal ter equipamento com ‘pau’, que travava e hoje temos bancos de dados que eliminaram isso. Faz muita diferença pro cliente que quer chegar na academia às 18 horas, com muito movimento no sistema, e encontrar tudo funcionando adequadamente.

O diretor da Queslo insiste na facilidade do uso, no tempo de indisponibilidade e no suporte da empresa como referências na hora de escolher qual software usar. Além disso, segundo ele é importante saber se o programa é realmente necessário e útil e “se já é maduro e está há pelo menos alguns anos no mercado. Isto permite saber que suas funcionalidades e interface já foram bem testadas e se encontram adaptadas ao tipo de usuário das academias”.
Na hora de definir qual o melhor equipamento, se on ou off line, as opiniões se dividem. Alguns falam que cada um tem suas vantagens e desvantagens. O off line baixa o programa na máquina do cliente, que precisa ter computadores de ponta, com mais memória, e o programa fica lá. Os dados não saem da academia, mas ele precisa fazer back up constante. Já no software online, é necessário ter uma internet estável e checar onde ficará a ‘nuvem’ que guarda os dados, se num provedor, na empresa e se estarão seguros. Nesse caso, pode-se usar também o back up online e automático, que é excelente, pois o backup é fundamental e muitas academias esquecem ou fazem de forma inadequada e, quando precisam, descobrem que perderam tudo! Num sistema off line também é possível ter esse tipo de back up, desde que o servidor tenha acesso à internet e use um programa de back up automático e envie para a ‘nuvem’ ou outro servidor onde for necessário. Assim os dados dos alunos nunca saem dos olhos do gestor”.

Daniel Souza defende o uso de softwares online, porque vivemos em um mundo Web, móvel. “é menos dor de cabeça em todos os sentidos. Há investimento em servidores caros e os mesmos não ficam nas academias, não tem risco de vírus, acidentes, defeitos e falhas em maquinário por mau uso ou força da natureza, além de poder acessar as informações de gestão de academia de qualquer lugar e a qualquer hora”, explica. Empresas de tecnologia, como Google, Apple e Microsoft também adotaram o sistema de ‘nuvem’ e “os ganhos são inúmeros, pois você não precisa gastar com compra de servidores, licenças, tomar conta de IP’s, redes e outras parafernalhas que nada dizem respeito ao seu negócio. Sem contar a segurança, pois se a empresa for responsável, suas informações estarão sempre a salvo”, orienta.

Diferenciação dos softwares para academia

Cada empresa oferece serviços que a diferenciam no mercado de softwares para academia. A Queslo, por exemplo, customiza o software de acordo com a necessidade de cada gestor, além de atender em todo o país, tendo clientes no Rio de Janeiro, Batatais-SP e Canoas-RS, por exemplo, e por trabalhar tanto com equipamentos on quanto off line.
Daniel Souza destaca que a Queslo presta apoio na gestão de academia. “Não vendemos software, vendemos apoio à gestão e somos a primeira empresa do mercado nacional a pensar no cliente como uma pessoa que precisa de ajuda em sua gestão, muito além de vender um software para ela”.

Saiba mais: Conheça o software de gestão para estúdios, academias e boxes com controle de catraca da Queslo